Cv jest potrzebne, ponieważ zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące wykształcenia, kariery zawodowej i inne niezbędne do oceny przydatności pracownika. Stosunkowo łatwo się je czyta, są jasne zasady pisania, treść i forma jest konkretna i określona. Natomiast list? Tak naprawdę nie wnosi nic nowego, czego nie można byłoby zawrzeć w życiorysie, zwykle staje się albo formą autoreklamy, albo zbiorem zapewnień o naszej lojalności rodem z poprzedniego sytemu. Trudno go napisać tak, aby nie przesadzić w żadną ze stron a i czytanie nie jest łatwiejsze. Ale niestety ciągle jest wymagany, raczej na zasadzie przyzwyczajenia, niż rzeczywistych potrzeb. Przynajmniej przy większości stanowisk. Jak go więc napisać? Jak zwykle część osób znajdzie gotowe wzory w Internecie i z nich skorzysta, ale w przypadku listu motywacyjnego jest to jeszcze gorszy pomysł niż przy życiorysie. O ile bowiem cv jest w dużej części powieleniem pewnego schematu, to list motywacyjny z założenia jest czymś osobistym, jak sama nazwa mówi, powinien opisywać osobiste motywacje kandydata do pracy. Warto więc pokusić się o jego własnoręczne napisanie.
W kwestiach formalnych – w lewym górnym rogu listu należy zamieścić imię, nazwisko, adres i kontakt do siebie. Poniżej, po prawej stronie zamieszczamy dane adresata listu. Najlepiej byłoby, gdybyśmy znali imię i nazwisko osoby, do której ma trafić list, dopuszczalne jest także zaadresowanie go do działu personalnego firmy XYZ lub po prostu do firmy XYZ. Objętość listu nie powinna przekraczać jednej strony formatu A4, inaczej ryzykujemy, że może on zostać nieprzeczytany. List piszemy średnią czcionką, z zachowaniem ogólnie przyjętych zwrotów grzecznościowych. Podobnie jak w przypadku cv, ma być on bez żadnych ozdobników, kolorowego tła czy czcionki, prosty i przejrzysty. Jeśli aplikację wysyłamy pocztą, nie wolno zapomnieć o własnoręcznym podpisie, przy tej wysyłanej drogą elektroniczną wystarczy imię i nazwisko.
Treść listu powinna być unikalna, co oznacza napisanie oddzielnego listu do każdej firmy, w której składamy aplikację. Nie ma potrzeby powtarzania informacji, które znajdują się w cv, list ma być raczej rozszerzeniem tychże wiadomości. Można, a nawet trzeba się pochwalić, byle z zachowaniem umiaru. Niedopuszczalne jest natomiast krytykowanie czy złośliwe uwagi pod adresem byłych pracodawców – ktoś, kto będzie czytał taki list prawdopodobnie odrzuci go tylko dlatego, aby za jakiś czas jego firma nie została w ten sam sposób przedstawiona w następnym liście. Przy pisaniu listu w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie, należy starać się przekonać pracodawcę do własnej osoby, a jeśli aplikacja ma zostać złożona w agencji pośrednictwa, wtedy list musi zawierać wszelkie informacje mogące przydać się w rekrut erom agencji w znalezieniu optymalnego stanowiska.